The Basic Principles Of Gestión Documental
The Basic Principles Of Gestión Documental
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Dificultad para encontrar información: La búsqueda manual de documentos puede ser tediosa y consumir mucho tiempo.
Command de versiones: garantiza un seguimiento preciso de los cambios realizados en los documentos, manteniendo un historial detallado y evitando conflictos de versiones.
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Colaboración y Command de versiones: facilita el trabajo en equipo mediante la edición colaborativa y mantiene un historial completo de cambios en los documentos.
La gestión documental ofrece una serie de beneficios significativos para las empresas que implementan un sistema adecuado.
Según una encuesta realizada por Perforce, el eighty one% de los trabajadores de oficina ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado.
La escalabilidad de la herramienta que permite que la misma crezca a medida que la empresa va creciendo. Este gestor documental puede reconfigurarse en cualquier momento y según necesidades puntuales.
Disponibilidad Constante: Un DMS basado en la nube ofrece acceso constante a los documentos desde cualquier Gestión de Documentos lugar y en cualquier momento, siempre que haya una conexión a Web, lo que es especialmente útil para empleados remotos o en movimiento.
Determinados plazos o un cambio en el estado de un documento en el sistema de gestión documental también pueden activar flujos de trabajo. Un sistema de gestión de flujos de trabajo controla y supervisa los procesos para que los gestores y empleados puedan ver cada paso.
Permitir que las empresas ingresen dentro del mundo de la transformación electronic y tengan un ahorro de costes significant. En este caso, un eficiente sistema de gestión documental permite digitalizar todos los documentos.
Con la funcionalidad de registro de auditoría, se puede saber quién ha visto o editado ciertos archivos o documentos, lo cual puede ser crítico para eliminar errores de proceso e ineficiencias.
Automatización de flujos de trabajo: optimiza procesos repetitivos como aprobaciones y revisiones, reduciendo tiempos y aumentando la productividad.
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